Kita semua pernah menghadapi situasi di mana kita memiliki ratusan dokumen tercetak, dan kita perlu mencari informasi spesifik dari salah satu halaman ini. Hal ini mungkin tampak mustahil, namun dapat dilakukan melalui pengenalan karakter optik (OCR).
Dengan OCR, kita dapat dengan mudah mengubah teks cetak menjadi format yang dapat dibaca mesin dan mengatur informasi dengan lebih efisien. Kita juga dapat memodifikasi dokumen yang dipindai, seperti pada dokumen teks lainnya. Hal ini menjadikan OCR salah satu fitur paling penting dari sistem manajemen dokumen tanpa kertas.
Tapi bagaimana kita bisa mengelola dokumen menggunakan OCR? Mari kita cari tahu.
Bagaimana Cara Kerja OCR?
Ingin tahu cara kerja OCR? Begini caranya:
Sebelum membuat dokumen versi PDF, OCR memindai dokumen yang dicetak dan melihat bagian terang dari gambar yang dipindai sebagai latar belakang sedangkan area gelap diidentifikasi sebagai teks.
Pada langkah kedua, perangkat lunak memperbaiki gambar dengan mengatasi semua masalah penyelarasan di dalamnya. Hal ini dilakukan dengan memiringkan dokumen yang dipindai untuk memperbaiki keselarasan, menghilangkan bintik-bintik gambar, dan menghaluskan tepinya.
Setelah gambar disejajarkan, perangkat lunak OCR memindai dokumen untuk mengidentifikasi huruf alfabet. Ini juga mengidentifikasi digit numerik apa pun.
-
Mengonversi ke Format yang Dapat Dibaca Mesin
Setelah sistem OCR menemukan semua informasi penting, sistem ini mengubah data tidak terstruktur menjadi teks yang dapat dibaca mesin yang dapat dicari atau diedit.
Perbandingan Teknologi OCR dan Entri Data Manual
Meskipun teknologi OCR lebih efisien jika dibandingkan dengan entri data manual, keduanya memiliki kelebihan dan kekurangan.
Penawaran perangkat lunak OCR akurasi yang lebih baik dan kecepatan dibandingkan dengan entri data manual. Hal ini menjadikannya solusi hemat biaya untuk bisnis yang mengelola volume data besar. Namun, kelemahannya adalah teknologi OCR mungkin memerlukan pelatihan, pemeliharaan berlebihan, dan dokumen berkualitas tinggi agar dapat berfungsi dengan baik.
Sebaliknya, entri data manual menawarkan kontrol kualitas dan fleksibilitas, namun rentan terhadap kesalahan dan memakan waktu pada saat yang bersamaan.
Jadi, memutuskan antara teknologi OCR dan entri data manual bergantung pada kebutuhan dan persyaratan spesifik organisasi kami. Kita harus mengevaluasi jenis dan jumlah data yang kita tangani dan kemudian mempertimbangkan sumber daya manusia dan biaya pelatihan.
Solusi terbaik adalah dengan menggunakan metode hybrid yang menggabungkan teknologi OCR dan entri data manual untuk memanfaatkan keunggulan kedua metode tersebut.
Bagaimana Teknologi OCR Meningkatkan Manajemen Dokumen
Bisnis yang menggunakan teknologi OCR untuk mengubah gambar dan dokumen pindaian menjadi teks mendapat manfaat dari pendekatan entri data yang lebih sederhana dan efisien. Namun itu bukan satu-satunya cara teknologi OCR meningkatkan manajemen dokumen.
Mari kita lihat manfaat OCR dan bagaimana OCR meningkatkan sistem manajemen dokumen.
Perangkat lunak OCR mengubah teks cetak menjadi format digital secara akurat dan cepat. Melalui proses ini, kita dapat menghilangkan entri data manual, yang dapat memakan banyak biaya dan waktu.
Ditambah lagi, perangkat lunak OCR dapat memeriksa ribuan dokumen dengan cepat, menghemat waktu pemrosesan dan mengurangi biaya yang diperlukan untuk entri data manual.
-
Kemudahan Mencari Informasi
Ketika perangkat lunak OCR mengubah dokumen menjadi format digital, kita dapat dengan mudah mencari dan mengambil data menggunakan frasa atau kata kunci.
Ditambah lagi, software OCR juga mengkategorikan dan memilah berbagai dokumen sehingga cukup memudahkan kita dalam mencari informasi yang dibutuhkan.
Perangkat lunak OCR secara akurat mengonversi dokumen, meminimalkan kesalahan manusia yang terjadi dalam entri data manual. Persentase akurasi perangkat lunak OCR adalah sekitar 99%, lebih tinggi dibandingkan akurasi yang dicapai melalui kinerja manusia.
Tingkat akurasi ini mengurangi kesalahan dokumen dan meningkatkan efisiensi operasi manajemen dokumen secara keseluruhan.
Ketika kami menggunakan teknologi OCR, kebutuhan akan entri data manual dihilangkan, yang memungkinkan karyawan mencurahkan perhatian mereka pada tugas inti lainnya.
Karyawan dapat menghabiskan lebih banyak waktu pada aktivitas kompleks yang memerlukan lebih banyak keahlian dan penilaian manusia. Hal ini mengarah pada produktivitas dan kualitas kerja yang lebih baik.
Perangkat lunak OCR memberikan langkah keamanan yang ditingkatkan dengan mengizinkan kontrol akses dan melacak perubahan dokumen secara otomatis. Ini memperingatkan kita ketika ada perubahan dokumen atau jika ada akses yang tidak sah.
Hal ini memastikan dokumen kami aman dan hanya orang yang kami izinkan yang dapat mengakses dokumen tersebut.
Menerapkan Teknologi OCR untuk Ekstraksi Teks
Banyak dari kita mungkin mengetahui apa itu teknologi OCR tetapi tidak mengetahui cara menerapkannya dengan benar. Mari kita segera membahas berbagai strategi yang dapat kita manfaatkan untuk penerapan teknologi OCR terbaik:
-
Pilih Teknologi OCR yang Tepat
Pertama-tama kita perlu mengevaluasi kebutuhan organisasi kita dan jenis dokumen apa yang kita tangani. Ada banyak jenis dokumen, seperti dokumen bank, dokumen hukum, dokumen invoice, dan masih banyak lagi.
Dan untuk meningkatkan efisiensi, kita harus memilih software OCR yang dapat memproses jenis dokumen yang kita tangani. Perangkat lunak OCR Filestack, dengan kemampuannya untuk memproses berbagai jenis dokumen, adalah pilihan yang baik.
-
Evaluasi Akurasi Sistem OCR
Tujuan perangkat lunak OCR adalah mengekstrak teks secara akurat dari sumber seperti file PDF, dokumen yang dipindai, dan gambar. Mengevaluasi keakuratan perangkat lunak ini membantu memastikan perangkat lunak ini dapat secara konsisten mengenali dan mengekstrak teks dari tata letak yang rumit dan sumber yang terdegradasi.
Hal ini juga memungkinkan kami untuk menentukan apakah perangkat lunak juga dapat mengidentifikasi dan memberikan ekstraksi karakter khusus, tanda baca, simbol, dan gaya penulisan yang berbeda yang hampir sempurna.
-
Integrasikan Perangkat Lunak OCR
Setelah kita memilih perangkat lunak OCR, kita harus mengintegrasikannya ke dalam sistem kita karena ini akan memungkinkan pemrosesan dokumen lebih cepat, meningkatkan keakuratan data, dan mengaktifkan fungsionalitas pencarian teks lengkap, sehingga memudahkan untuk menemukan informasi spesifik dalam penyimpanan dokumen.
Namun bagaimana kita dapat mengintegrasikan perangkat lunak tersebut? Begini caranya:
- Gunakan antarmuka pemrograman aplikasi (API) atau kit pengembangan perangkat lunak (SDK) yang terintegrasi secara lancar dengan sistem kami.
- Tulis kode yang menghubungkan sistem kami dengan perangkat lunak OCR.
Intinya
Jika kita ingin mencapai peningkatan produktivitas dan akurasi data yang lebih baik, OCR adalah solusinya. Ini memungkinkan kami mengotomatiskan proses entri data, mengambil informasi yang diperlukan dengan cepat, dan mentransfer dokumen penting kami ke komputer, ponsel cerdas, dan tabel.
Jika kami sedang mencari alat dan perangkat lunak berbasis OCR terbaik, Filestack adalah solusi yang tepat bagi kami. Mulailah dengan Perangkat lunak OCR Filestack hari ini untuk mengurangi kesalahan manusia, meningkatkan produktivitas, dan mengekstrak data yang akurat.
FAQ
Apa itu Pengenalan Karakter Optik?
Pengenalan karakter optik (OCR) adalah proses mengubah gambar atau teks tercetak menjadi format yang dapat dibaca mesin. Perangkat lunak OCR membantu dalam mengelola teks cetak dalam jumlah besar dan juga membantu kami dalam pengambilan informasi dengan mudah.
Mengapa memilih teknologi OCR dibandingkan entri data manual?
Dibandingkan dengan entri data manual yang hanya dapat memproses dokumen dalam jumlah terbatas, perangkat lunak OCR jauh lebih cepat dan dapat mengerjakan banyak dokumen secara bersamaan. Selain itu, teknologi OCR menghilangkan kesalahan buatan manusia yang sering terjadi dalam entri data manual.
Apakah perangkat lunak OCR menyediakan langkah keamanan khusus?
Ya, perangkat lunak OCR mengikuti protokol keamanan, seperti memberi kami kontrol akses sehingga hanya orang yang berwenang yang dapat melihat data kami. Selain itu, ia juga melacak perubahan dan memberi tahu kami, memastikan bahwa kami mengetahui dengan baik jika ada orang yang tidak berwenang melakukan perubahan.
